Hogyan írjak útnyilvántartást?

Kinek, mikor és miért kell útnyilvántartást vezetnie? Mi történik, ha mégsem vezetjük? Egyáltalán hogyan vezessünk útnyilvántartást? Cikkünkből mindez kiderül.

2022-03-18T12:10:34+00:00 2022. márc 17.|

Főként a bér- és lízingelt autók esetében az útnyilvántartásnak fontos formai és tartalmi követelményei vannak, amelyek teljesítése elengedhetetlen. Cikkünkben részletesen bemutatjuk, hogy mit érdemes tudni az útnyilvántartásról és hogyan érdemes vezetni azt.

Kell vagy ajánlott útnyilvántartást vezetni?

Az útnyilvántartás vezetése nem kötelező tartós bérlet igénybevétele esetén, azonban további előnyökhöz juthatunk, ha megtesszük. 

Fontos megjegyezni, hogy az ÁFA tartalmának 50%-a minden további nyilvántartás nélkül levonásba helyezhető tartós bérlet esetében. Amennyiben azonban hajlandóak vagyunk útnyilvántartást vezetni, úgy a fenti 50% akár 100%-ig is felemelhető.

A fenti két lehetőség közül melyik opcióval érdemes élni? Egy korábbi cikkünkben részletesen körbejártuk a témát, a könnyebb döntés érdekében.

Mire jó az útnyilvántartás?

Felhasználási profiltól függően, az útnyilvántartás vezetése a céges autó használatával járó költségelszámoláshoz vagy költségcsökkentéshez és az adóoptimalizáláshoz nyújthat segítséget.

A fentebb már említett ÁFA visszaigénylésben tehát fontos szerepet játszik. De az útnyilvántartás adja az alapját a céges autó által keletkezett benzin és más kiadások elszámolásához is.

Kinek lehet és érdemes útnyilvántartást vezetni?

Tartós bérleti vagy nyílt végű pénzügyi lízing konstrukció esetén

Ahogyan korábban már említésre került, tartós bérlet vagy nyílt végű lízing esetén érdemes lehet vezetni. Mivel az átalányadóval 50%, a szabályos nyilvántartás vezetése mellett, azonban akár 100% is visszaigényelhető az ÁFA-ból. 

Növekvő oszlopok pénzérmékből, háttérben fehér autó.

A nyilvántartás vezetésével tudjuk bizonyítani a céges és a magánutak arányát. A visszaigénylés pedig természetesen a céges rész után számítandó. 

Magánszemélynek 

Az egyéni vállalkozók esetében a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költség elszámolásához kötelező a szabályos útnyilvántartás vezetése. 

Csak abban az esetben nem szükséges, ha az 500 km-es átalányadózást választja a vállalkozó. De ebben az esetben a cégautóadót meg kell fizetni.

Háziorvosnak

A háziorvosok esetében is érdemes lehet útnyilvántartást vezetni, mivel így mentesülhetnek a munkájuk során használt jármű cégautóadójának fizetése alól. 

Céges tulajdonban lévő személyautók esetén

A cégeknek szintén nem kötelező az útnyilvántartás vezetése a saját tulajdonú személyautók esetében. Azonban a költségek bizonyításához, a gyakorlat azt mutatja, hogy praktikus lehet, mivel a NAV, akár ezt is kérheti.

3,5t alatti kishaszongépjárművek esetén

Azok a kishaszongépjárművek, amelyek kizárólag saját árut szállítanak és szeretnének 100% ÁFA elszámolással élni, a menetlevél vezetése helyett, útnyilvántartással kell a céges utakat igazolniuk.

Melyek az útnyilvántartás szabályai?

Ahhoz tehát, hogy probléma nélkül vissza tudjuk igényelni az ÁFA akár 100%-át, érdemes pontosan és a szabályokat követve vezetnünk az útnyilvántartásunkat. 

Ha ez nem történik meg, tartós bérlet esetén is csupán az ÁFA 50%-át lesz lehetőségünk visszaigényelni.

De melyek a legfontosabb pontok, amelyekre érdemes odafigyelni?

Az alábbi leggyakoribb kérdések mentén bemutatjuk, hogyan vezessük szabályosan a nyilvántartást.

Szükséges-e a tankolásról számla céges autó használata esetén?

Ha szabályosan szeretnénk vezetni az útnyilvántartást, minden esetben szükséges a tankolásról számlát kérni a céges autók esetében, mindegy, hogy éppen milyen jelleggel használjuk az adott autót. Tehát ez alól a magánhasználat sem jelent kivételt.

Ez azért is fontos, mivel a költégek elszámolása cégautók esetén az üzemanyag számlák szerint történik meg.

Milyen időközönként rögzítsük a km óra állásokat?

Kilométeróra fotó.

(a kép forrása: ​https://www.heraldsun.com.au/)

Fontos, hogy az útnyilvántartás úgy lesz pontos és szabályszerű, ha minden elinduláskor és megérkezéskor feljegyzésre kerül a km óra állása, valamint a látogatás célja és címe is.

A nyilvántartást pedig érdemes havi blokkokban vezetni, hogy kényelmesebb és átláthatóbb legyen az adminisztráció.

Szükséges minden egyes magánutat vezetni az útnyilvántartási nyomtatványon?

Igen, minden magánutat külön fel kell vezetni a nyilvántartásba, ugyanis az ÁFA visszatérítése csak a céges használatra vonatkozik.

Melyek az útnyilvántartás kötelező adatai?

Ahhoz, hogy szabályosan készítsük el, az útnyilvántartásban az alábbi adatokat kell feltétlenül feltüntetnünk.

  • A gépjármű típusa
  • A gépjármű forgalmi rendszáma
  • A fogyasztási norma
  • Az év első és utolsó napjának kilométeróra állása (melynek frissítése havonta ajánlott)
  • Az utazás időpontja
  • Az utazás kiindulópontja
  • Az utazás célja és a partner neve, címe (honnan-hová utazunk és miért)
  • A közforgalmú úton megtett kilométerek száma tételesen
  • A tankolások helye, ideje, üzemanyag mennyisége, ára

Férfi, kezében útnyilvántartás.

(a kép forrása: https://www.yourmechanic.com/)

Hogyan vezessük?

Az útnyilvántartás vezetése több módon is történhet, kötelező formai követelményei szerencsére nincsenek, csupán a fentebb taglalt tartalmi előírások léteznek.

Fontos lehet megemlíteni, hogy amennyiben az adott üzleti tevékenységhez titoktartási jogszabály van érvényben, mint például egy orvosi praxis kapcsán, akkor külön nyilvántartást kell készíteni. Ezen felül pedig gondoskodni kell arról, hogy az adatok az ellenőrzését végző személyeken kívül semmiképpen se juthassanak el harmadik félhez.

Útnyilvántartó programok

Útnyilvántartást vezethetünk szabályosan, minta szerint, egy excelben vagy akár papír alapon is. Ehhez az interneten többféle alap vagy sablon is elérhető. Például az AXEL PRO útnyilvántartó program.

A praktikum és felhasználóbarát használat érdekében azonban megéri megismerkedni egy számunkra megfelelő útnyilvántartó programmal vagy applikációval. Több ilyen programot is találhatunk, azonban fontos megjegyezni, hogy jelenleg Magyarországon nincsen a jogszabályoknak megfelelő, ingyenes útnyilvántartó program.

Milyen következményei lehetnek, ha nem vezetjük szabályosan?

Mivel a NAV ellenőrzi, éppen ezért célszerű mindig pontosan és szabályosan vezetni az útnyilvántartást.

Mi történik ellenkező esetben?

Sajnos komoly büntetésekre számíthatunk.

Közlekedési tábla felkiáltójellel

(a kép forrása: https://www.forbes.com/)

Nagyon fontos tehát, hogy csak valós partnereket, tényleges utakat és megfelelő távolságokat nevezzünk meg, ellenkezőleg szigorú bírságot kaphatunk.

A legpraktikusabb, ha nem 100%-os céges használatot jegyzünk le. Érdemes magán használatra is minimum 10%-ot megadnunk. Ellenkező esetben elengedhetetlen, hogy maradéktalanul bizonyítani tudjuk, hogy 100%-ban céges használatban volt a gépjármű.

A NAV pedig nem csupán magát az útnyilvántartást vizsgálja ilyen esetekben, hanem minden más dokumentációt is alaposan ellenőriz, legyen az a sofőrök pihenőideje, szabadsága, vagy a munkaszüneti napok.

Mikor szükséges menetlevelet, fuvarlevelet vagy kiküldetési rendelvényt használni?

2019-ben egy nagy változás történt az útnyilvántartás területén, hiszen innentől már nem kötelező abban az esetben, ha a vállalkozó a bérleti díj ÁFA tartalmának egy részét levonásba szeretné helyezni.

Fontos, hogy tudjuk azt is, hogy vannak olyan esetek, amikor más típusú dokumentációra is szükségünk van ezen felül.

Menetlevél

Amennyiben a gépjármű össztömege több, mint 3,5 tonna, fuvarozási tevékenységet végez, tehát árut vagy személyeket szállít, menetlevelet kell használni a munka során.

Kamion autópályán.

(a kép forrása: https://erticonetwork.com/)

Fuvarlevél

Azon szállító cégek esetében szükséges fuvarlevelet használni, akik információt szeretnének kapni a szállított áruról és annak célba juttatásáról. Tehát a fuvarlevél bizonyítja a küldemény átvételét.

Kiküldetési rendelvény

Ha egy cég arra kötelezi az alkalmazottját, hogy a saját, magán autóját használja céges útra, minden esetben kiküldetési rendelvényt kell készíteni.

Mikor érdemes az útnyilvántartás vezetése mellett döntenünk?

Ha az útnyilvántartás vezetése mellett döntünk, annak kötelezettségei minden egyes autóra külön-külön érvényesek.

Minden olyan esetben érdemes tehát pontosan és rendszeresen útnyilvántartást vezetni, amennyiben a költségek elszámolása a célunk. Ez akkor is igaz, ha a cég fizeti a cégautóadót.

A weboldal működéséhez, az oldal forgalmának elemzéséhez, a személyre szabott tartalom és közösségi média hirdetések biztosításához az oldal sütiket használ. Kattintson ide az adatkezelési tájékoztatóhoz!
Elfogadom a sütiket
A weboldal működéséhez, az oldal forgalmának elemzéséhez, a személyre szabott tartalom és közösségi média hirdetések biztosításához az oldal sütiket használ. Kattintson ide az adatvédelmi tájékoztatóhoz!
Elfogadom a sütiket