Flotta adminisztráció: mennyivel lesz kevesebb feladata, ha autópark kezelővel dolgozik?

Rengetegszer halljuk a kérdést: tulajdonképpen mit vállal át egy flottakezelő, mennyivel lesz könnyebb dolga az ügyfélnek, milyen plusz feladatokkal járhat, ha bérelt flottát tart fenn saját helyett? A válasz nem egyszerű, hiszen egy járművel, különösen céges autóknál rengeteg részfeladat, adminisztrációs tennivaló adódik – ebben a cikkben igyekszünk kimerítő választ adni mindre.

2019-08-05T19:11:36+00:00 2019. aug 05.|

Mit jelent tulajdonképpen az autópark kezelés, és miért könnyebbség?

Magánemberként a legtöbben szeretünk a kocsinkkal foglalkozni – amolyan második otthonnak tekintjük, ennek megfelelően pedig igyekszünk tisztán, felszerelten tartani, büszkék vagyunk rá, a karbantartása is kevésbé bosszúság, szinte már “házimunka”.

Egy cégvezető azonban nem gondolkodhat így a céges autókról. Fontosabb feladatai vannak ennél: a munka napi irányítása, kapcsolattartás, tervezés. Ráadásul a céges autók fenntartása, karbantartása, mindennapi működtetése nem csak költségekkel jár, szakértelmet is igényel: ennek megfelelően hozzáértőre, profira kell bízni, különben nem csak az időnkkel fizetünk

Itt lép a képbe az autópark kezelés (avagy flottalízing, flottakezelés).

Szolgáltatásként nem csak költségekben jelent könnyebbséget, de adminisztrációban is. “Könnyebbség” alatt pedig nem egyszerűen azt értjük, hogy nem kell értékes perceket pazarolni papírmunkára vagy szervizbe vitelre. Ez a kényelem nagyon is könnyen haszonra fordítható akkor is, ha az anyagi vonzatokat nem nézzük. 

Az alapok: az autópark analízise

Ahhoz, hogy egy autópark kezeléssel foglalkozó cég tökéletes szolgáltatást nyújthasson, egyrészt fontos, hogy az ügyfél igényeit meghallgassa, odafigyeljen arra, hogy a kívánalmaknak megfelelő járműveket tudjon biztosítani. (Hogy ez mennyi feladatot jelent magának az ügyfélnek, arról mindjárt bővebben is szólunk.)

Emellett viszont a másik oldalról az is fontos szempont, hogy tapasztalatát és szakértelmét az ügyfél szolgálatába állítsa. Aki céges autóflottát építene, nem biztos, hogy magától a lehető legjobb döntéseket hozná meg a járművek kiválasztásánál – ez nem hiba, arról van szó mindössze, hogy a szakembereknek akik minden nap ezzel foglalkoznak, nagyobb rálátásuk van a lehetőségekre, behatóbban ismerik a piacot, így informáltabb döntést tudnak hozni.

A szakemberek tehát felmérik a jelenlegi járműparkot, megnézik mi az, ami fejlesztésre vagy pótlásra szorul, és ennek alapján tesznek ajánlatot arra, hogy az ügyfélnek milyen konstrukcióban milyen járművek bérlése hajtaná a legnagyobb hasznot.

Általános adminisztráció

Kezdjük az elején: melyek azok a mindennapi feladatok, amiket a flottakezelő átvállal a gépjármű bérlőjétől?

A legelső lépés természetesen a gépjármű megvásárlása és forgalomba helyezése: minden kategóriában az ügyfél igényeinek megfelelő gépjárművet kell biztosítania egy magára adó flottakezelő szolgáltatónak, és természetesen az ezzel járó feladatokból semmit sem ruházhat át az ügyfélre.

Ennek persze része az is, hogy az igénye szerinti kiegészítő tartozékokat és berendezéseket a szolgáltató beszerezze és beépítse. Lényegében tehát az ügyfél elmondja, milyen autót szeretne a flottájába, ezután pedig kis túlzással már csak bele kell ülnie az igényei szerint összeállított járműbe.

Hivatali ügyintézés

A szolgáltatás része néhány további, apróságnak tűnő, mégis összességében sok időt felemésztő feladat átvállalása, így például:

  • a külföldi utazásokhoz szükséges okmányok beszerzése és átadása (pl. nemzetközi zöldkártya).
  • a a gépjárműadó és cégautóadó nyilvántartása, bevallása az az illetékes hatóságok felé felé, illetve természetesen annak megfizetése,
  • az elveszett okmányok, okiratok pótlása szükség esetén,
  • a hatóságokkal történő folyamatos egyeztetés.

Tervezhető költségek és az értékes munkaidő

Egy saját fenntartású céges autóflotta esetén az adminisztráció már önmagában is költséget jelent, hiszen az ezért felelős munkatárs idejéből értékes munkaórákat vesz el minden hónapban, amit sokkal értékesebb munkára is fordíthatna. Ez az időben jelentkező könnyebbség tehát közvetetten lefordítható haszonra is – nem is beszélve arról, hogy csökken az esetleges hibák, az ezekből adódó pluszköltségek előfordulásának a veszélye.

Tartós bérlet esetén természetesen arra is számíthatunk, hogy a gépjármű üzemeltetésével kapcsolatos költségek előre kalkulálhatóvá válnak, köszönhetően a fixen tervezhető havidíjnak, a ráfordításokkal sokkal könnyebb akár hosszú távon is tervezni. Ez szintén kevesebb adminisztrációt és megtakarítást jelent, nem beszélve arról, hogy elősegíti az üzleti növekedést azzal, hogy a költségeket előre láthatóvá teszi.

Biztosítások a flottában

Ha a flottáját szolgáltató kezeli, ez természetesen azt is jelenti, hogy az autók biztosítással kapcsolatos adminisztráció munkájának terhét is teljes egészében leveszik a válláról.

Ebben az esetben ugyanis a flottaüzemeltető köti meg a kötelező és CASCO biztosításokat, emellett pedig a havidíjba belekalkulált biztosítási díj biztosan alacsonyabb is lesz, mintha cége kötné azt meg.

Ennek oka, hogy a flottakezelők és biztosítók közötti szerződések révén az autóparkot kínáló cégeknek jóval kedvezőbb feltételekkel ajánlanak biztosítást. Itt is jelentkezik tehát nem csak az adminisztráció csökkenése, de közvetlen pénzügyi haszon is.

A Nelson Flottánál 10%-os, minimum 50.000 forintos önrésszel kötjük a Casco biztosításokat - ettől eltérő igényeket is ki tudunk persze elégíteni, egyedi megállapodás révén.

Mi történik, ha a flottás autó balesetbe kerül?

Egy baleset sohasem jön jókor – mindegy, hogy éppen hazafelé vagy egy fontos üzleti tárgyalásra tartunk, ilyenkor a világ egy pillanatra megáll. A flottakezelő szolgáltatás kialakításánál ez a szempont kiemelkedően fontos: nyilvánvaló, hogy az ügyfeleknek ilyenkor van a legnagyobb szüksége a támogatásra, arra hogy valaki segítsen nekik az azonnali és a hosszabb távú teendőket is megszervezni vagy éppen teljesen levenni a vállunkról ezek gondját.

Segélyszolgálat

A Nelsonnál ezt úgy fogalmaztuk meg: “a törődés alapfelszereltség”. Lehetne egy egyszerűen egy jól csengő marketingszlogen is, ahelyett azonban a szó szerinti igazságot egyszerűsíti le.

A flottakezelésnek ugyanis opcionálisan része lehet a segélyszolgálat is: ha egy ügyfelünk bajba jut az autójával, a nap 24 órájában rendelkezésre állnak kollégáink. Akár balesetről, akár meghibásodásról van szó, elfogadhatatlan volna, hogy egy flottakezelő egyszerűen az út szélén hagyja az ügyfelet.

Ennek megfelelően a segélyszolgálat azonnal kapcsolatba lép egy szolgáltató partnerrel, amely az autót szervizbe szállítja, és megkezdi annak kivizsgálását és javítását.

Ez önmagában még talán kis vigasz lenne annak, aki autó nélkül maradt, hiszen az üzleti út célpontjához, üzleti tárgyalásra, céges kiruccanásra vagy éppen egy fontos küldemény címzettjéhez aligha érne oda időben. Ezért a segélyszolgálat nem csak a szervizelésről gondoskodik: csereautóról is, amely napi bérletes konstrukcióban, a lehető legalacsonyabb áron és szinte bármilyen kategóriában elérhető.

A segélyszolgáltatás akár külföldön is működhet, amennyiben arra szükség van, nem csak az autóval kapcsolatos teendőkben nyújt segítséget az ügyintéző, de közreműködik a bajba jutott ügyfél szállásának lefoglalásában, a továbbutazás vagy éppen a hazaút megszervezésében is.

Kié a kárügyintézés?

Természetesen a flottakezelőé: ahogyan a biztosításokat is a szolgáltató köti, intézi, adminisztrálja és fizeti, így az autó sérülése esetén a kárügyintézéssel kapcsolatos teendők is a feladatát képezik.

Ennek része, hogy a flottakezelő, opcionálisan a segélyszolgálattal együtt intézi a bajba jutott autó el- és szervizbe szállítását, a csereautó biztosítását, de a biztosító felé is megindítja egyúttal az eljárást, elvégzi a szükséges papírmunkát és adminisztrációt, képviseli a sajátjáén túl az ügyfél érdekeit, és a vitás ügyeket is bonyolítja.

Karbantartás, javítás, szervizelés

A járművek általános karbantartása és szervizelése saját tulajdonú kocsi esetén valószínűleg a legkevésbé lelkesítő feladat: nem csak időt vesz el, egyben persze bosszúság, hogy az autót sem használhatjuk, amíg azt javítják vagy ellenőrzik, nem is beszélve az ilyenkor nagy eséllyel jelentkező kisebb-nagyobb váratlan kiadásokról.

Tartós bérleti szolgáltatásnál mindezzel viszont nincsen gond: egyrészt a költségek részei magának a szolgáltatásnak, másrészt pedig a szervizeléssel kapcsolatos teendőket akár teljes egészében átvállalja a szolgáltató.

Mivel a költségek természetesen befolyásolják a havidíjat is, itt is érvényes ugyanaz az elv, mint a biztosítások megkötése esetében. A flottakezelő szolgáltatónak országos szintű lefedettséggel kell bírnia, megbízható márkaszerviz partnerekkel szerződve. Ezek a szervizek az egyedi megállapodásoknak köszönhetően kedvezőbb áron tudják elviselni mind az időszakos ellenőrzést és javítást, a gyári előírásoknak megfelelő javításokat, de az előre nem tervezett (jellemzően káresemény vagy meghibásodás miatti) javításokat is.

Ide tartozik természetesen az egyik legfontosabb időszakos karbantartási munka is: a gumiabroncsok cseréje. Erről szintén a flottaszolgáltató gondoskodik, a gépjármű típusának megfelelő téli és nyári abroncsok biztosítása, cseréje és a nem használt, de még jó állapotú abroncsok tárolása a szolgáltatás része kell legyen, hiszen alapvető fontosságú a biztonságos közlekedés érdekében.

A szerződött partnerek az autóüveg cseréjét és javítását is elvégzik bárhol az országban – az ügyfél dolga ebben az esetben is csak annyi, hogy jelezze a problémát, megadja, neki milyen időpont felelne meg, majd a javítás elvégzése után ismét használatba venni a kocsit. Az időpont, a munka előzetes egyeztetését, illetve a Casco ügyintézést pedig a szolgáltató végzi.

A Nelson Flottánál kizárólag olyan hitelesített, megbízható márkaszervizekkel dolgozunk együtt, akiket évek óta ismerünk és alkalmazunk, és pontosan tudjuk róluk, hogy kiváló munkát végeznek. Természetes, hogy ügyfeleink autóival csak azokat engedjük foglalkozni, akik a legjobb minőségben dolgoznak, a munkát pedig folyamatosan ellenőrzik és minősítik saját szakembereink is.

Prémium szolgáltatások

Létezik természetesen néhány olyan szolgáltatásfajta is, amely az “alap” flottakezelésnek nem része, ugyanakkor nagyon is jól jöhet adott esetben.

Az egyik ilyen amit nálunk “hozom-viszem” szolgáltatásnak nevezünk. Lényege egyszerű: nem kell azzal foglalkoznia, hogy munkaidőben vigye az autót mosatni, szervizbe, tankolni vagy éppen az abroncsokat cseréltetni: ezt a feladatot is elvégzik a tapasztalt munkatársak, a tulajdonos pedig az autót már úgy kapja vissza, hogy a szükséges munkákat elvégezték rajta.

A másik az üzemanyagkártya rendelkezésre bocsájtása, ami a tankolást könnyíti meg, hiszen ezzel készpénz használata nélkül vásárolhatunk üzemanyagot, kedvezményes áron, fizetni pedig csak utólag kell érte.

És ide tartozhat még az autópályamatrica, a GAP biztosítás, a GPS szolgáltatás, a csereautó biztosítása. (Mindezekről a prémum szolgáltatásokról a Nelson lelkes kollégái bármikor bővebben is tudnak felvilágosítást adni!)

Végső soron megéri a tartós bérlet / autópark kezelés?

Ha őszinték akarunk lenni, nehéz olyan helyzetet elképzelni, amikor egy cégnek járműre van szüksége, és nem éri meg azt tartós bérleti szolgáltatás keretében igénybe vennie, mégsem fogunk ilyet állítani.

Egy azonban biztos: az időben és költségekben jelentkező megtakarítás, ami az ezer és egy különféle mindennapi feladat átvállalásával, vagy éppen a rendkívüli helyzetekben az azonnali és teljes körű segítségnyújtással jár, már önmagában olyan kényelmet és pluszt adhat, ami még akkor is jó befektetés lenne, ha közvetlenül nem jelentene egy ilyen szolgáltatás megtakarítást.

Ha még részletesebben érdeklik a lízingeléssel, tartós bérlettel kapcsolatos kérdések, blogunkban bőséges tudástár áll rendelkezésre. Ajánljuk Tartós bérlet vagy nyílt végű pénzügyi lízing – „Melyik a jobb nekem?” című cikkünket azoknak, akik az alapokat szeretnék tisztázni, akik pedig az 50%-os ÁFA-visszaigénylésről és általában a személyautók bérlésének feltételeiről szeretne többet tudni,  Útnyilvántartás 2019: könnyebb lesz a cégeknek a személyautó bérlés című írásunkat.

 

 

A weboldal működéséhez, az oldal forgalmának elemzéséhez, a személyre szabott tartalom és közösségi média hirdetések biztosításához az oldal sütiket használ. Kattintson ide az adatvédelmi tájékoztatóhoz!
Elfogadom a sütiket
A weboldal működéséhez, az oldal forgalmának elemzéséhez, a személyre szabott tartalom és közösségi média hirdetések biztosításához az oldal sütiket használ. Kattintson ide az adatvédelmi tájékoztatóhoz!
Elfogadom a sütiket